天博官方网站：如何做好电子档案信息化的管理

摘取　要：关键词： 近几年，人们展开各种交流的媒介主要以数字化居多，由于其分解简单、传输很快，终将产生大量的数字信息，对于其中具备留存和利用价值的数字信息人们称作电子档案。将档案信息化划入机关信息化建设总体规划和目标与机关信息化建设协商实时发展。信息技术完全早已渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步转变着社会活动的运营方式。

档案作为人类社会活动的产物，必定预示着社会活动运营方式的改变，在构成、传送、存储和利用等自身运动规律上再次发生本质的变化。人们大力应付信息化，不仅要注目档案的载体形式变化，找寻适合稳健的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新的规律。

电子文件必须全新的管理形式，下面，本人对电子文件实施电子档案化管理讲几点了解：　　一、电子文件档案的优越性　　电子档案查询手段形式化，提升资料的利用率。网络和通讯系统是电子档案的基础，只有在完善的通讯网络环境中，才能构建资源共享和各种联机服务不断扩大用于范围。电子档案中各种信息的加工储存，由数字库系统来构建，通过联机服务系统为用户获取检索服务。

数字库系统和检索系统，是关系到电子档案长时间运营的关键。　　随着办公自动化和信息技术的发展及在各领域的应用于，档案管理对象将改向以存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象居多，以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。

信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存储与传送向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量经常出现，使档案信息的存储已数据库居多，档案信息的传送也以电子数字东流的形式展开。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存储与传送数字化，造成档案工作的手段和工作方式计算机化。办公人员通过网络在办公室或家里的终端前，就可对远程数据展开动态网页，检索等采访。

　　电子档案还不利于遗漏文件的不漏增缺，传统的文书立卷方法遇上文件搜集参差或漏交文档时，不漏增缺，就得拆卸卷轻做到。档子档案的管理可以填补这个失望，文档用微机按“件”整理文档。可随时不漏增缺，使文档不构成存积，只需按一下幸，改动一下档案目录就可以了。

　　电子档案不利于档案的保密。过去查询档案时是整卷查询。查询人可以看见整卷内容。

现在电子档案管理，查询人只需输出必须查询的文件的编目就可以了，无法认识其他文件，从而超过文件的保密拒绝。　　二、电子文件档案的文档不同于传统文档方式　　电子文件档案文档时间与传统档案有所不同。在侧重文件的搜集从源头使劲，还不应强化搜集本单位业务活动的档案材料。

电子文件档案可以在文件办理结案后随时文档，或在某一时间电子文件档案周期定点统一文档，由文件构成部门通过网络传输给档案部门，并接管注册，按事由原则得出档案分类号，原作采访容许级别，以便将来用户查询利用。要教导文件随时拒绝接受随时文档，这样一方面可以防止文件漏归，另一方面也合乎电子文件自身的特点，还可以防止档案的萎缩和病毒的毁坏。对图纸等拒绝交给较高的档案，要集中统一管理，单设文件号、目录等，并备印一份纸质的已被查阅。　　对电子文件在交给方式上和传统档案有差异。

电子文件载体不易老化变质及信息多媒体、新的存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长年可读性。档案管理人员要侧重电子档案的备份，为防止计算机和电子档案软件遭病毒等网络病毒的打压，档案部门在收到一份新的电子档案后 要再行杀毒软件，确认安全性后方可拒绝接受。可以在接管到电子文件后打印机出有一份纸质档案以作备份，但最后的解决办法还是必须计算机技术的发展和文件构成部门的因应，档案部门在接管到电子文件后对文件展开格式切换，以标准化、统一的格式存储接管到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能加载以前存储的档案，确保信息资源便利利用。

　　为了更加安全性，要大力修筑电子档案存储的新途径，可对应文档的电子文件、数据资料使用标准化格式的光盘存储。要及时修复管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件构建全天候自动升级，办好档案上载、iTunes的安全等级和采访权限。在硬件管理上，要更进一步完备电子文件和计算机设备的交给设施和环境，温度维持在17-20℃之间，相对湿度维持在35-40%之间，同时增强防磁设施的完备和确保，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，保证档案电子信息数据在留存和传输过程中安全性、平稳。　　电子档案的文档具备两大最主要的特性：1、是信息的非人工识读性。

以数字代码形式不存在的电子档案必需由计算机特定的程序解码，才能识读它。计算机沦为人和信息之间的翻译成。2、是系统的依赖性。

电子档案必须依赖计算机系统，还包括硬、软系统的应用于才具备生命力并发挥作用。　　三、要强化电子档案的开发利用　　电子档案的研发是现代档案管理区别于传统保密的最重要标志之一，也是目前档案工作的中心环节。取决于一个单位档案工作的标准，不只是看它搜集了多少有价值的档案和加工整理的情况、交给工作如何，更加最重要的是看它所珍藏档案信息传送和信息研发，将信息资源较慢、精确、原始地获取给所必须的单位。

尤其是档案信息部门更加应当充分发挥自身的优势，从更加深层次多途径挖出信息资源，逆被动为主动，逆静态为动态，强化各单位之间的业务的横向联合，从而使信息资源获得充份的研发与利用，以适应环境信息社会的拒绝，充分发挥档案部门的职能作用。　　四、要强化电子文件管理人员的培育　　电子档案管理是一个新生事物，因此，培育和可谓一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，档案工作人员要不具备：一、反感的事业心，缜密的工作态度，要推崇招揽专业型的人才扩充到档案管理队伍中来。

二、坚实的业务知识，娴熟的实际操作技能，还要有娴熟的外语水平。三、优良的文化素质，渊博的科学知识，较强的信息意识和档案管理理念，对他们系统的展开档案管理基础知识、电子计算机科学知识、数字通信技术展开增强培训，使他们很快掌控电子档案管理的基本知识技能，解决问题电子档案管理人才缺少的现状。刊登请求标明来源。

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